Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich

Die Dienstleistungen der syszert GmbH sind die Begutachtung, Prüfung, Zertifizierung und Überwachung von Managementsystemen, für die syszert eine Akkreditierung erhalten hat.

Die syszert GmbH bietet diese Leistungen durch fest angestelltes Personal sowie durch fachkundige freie Mitarbeiter an. Diese Allgemeine Geschäftsbedingungen für Zertifizierungen im akkreditierten Bereich liegen allen Angeboten der syszert GmbH zugrunde, die sich auf diesen Bereich beziehen. Sie gelten durch die Auftragserteilung oder Antragstellung als anerkannt. Sollte bei einer Übersetzung dieser AGB oder anderer zugehöriger Bedingungen eine im Vergleich zur deutschen Originalfassung abweichende Interpretation des Textes möglich sein, gilt im Zweifelsfall die aktuell gültige deutsche Fassung.

Teile dieser AGB sind folgende separate Regelungen, welche mit der Auftragserteilung anerkannt werden:

  • die jeweils zutreffende Verfahrensbeschreibung
  • die jeweils zutreffenden Zertifizierungsregeln
  • die Inhalte des Zertifizierungsantrags / -vertrags
  • die jeweils zutreffende Regelung zur Nutzung von Zertifikaten und Zeichen
  • die jeweils zutreffende Vergütungsordnung

Beschwerden an die Zertifizierungsstelle werden je nach Gegenstand der Beschwerde in einem abgestuften Verfahren so behandelt, dass eine faire und zügige Behandlung gesichert ist. In Fragen der Zertifizierungsentscheidung ist der Schlichtungsausschuss die höchste Stelle die angerufen werden kann, wenn eine vorherige Einigung mit der Zertifizierungsstelle selbst nicht möglich war. Die Schlichtungsordnung kann dem Auftraggeber auf Wunsch zugesandt werden. Andere Geschäftsbedingungen, die mit diesen Bedingungen im Widerspruch stehen, werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als sie von der syszert GmbH ausdrücklich und schriftlich anerkannt werden. Etwaiges Schweigen der syszert GmbH genügt nicht.

 

2. Angebote, Vertragsinhalt

Angebote beziehen sich immer auf die zum Zeitpunkt der Erstellung vorliegenden Informationen und sind freibleibend. Inhalt und Umfang von den Leistungspflichten der Vertragsparteien ergeben sich aus den beiderseitigen schriftlichen Erklärungen. Ist noch kein Zertifizierungsvertrag geschlossen worden, dann gilt zunächst die schriftliche Auftragsbestätigung der syszert GmbH.

 

3. Vertragsgegenstand

Gegenstand und Inhalt eines mit syszert GmbH geschlossenen Vertrages sind im Vertrag geregelt. Dieser Vertrag gilt für alle vom Geltungsbereich der Zertifizierung erfassten Standorte.

Grundsätzlich kann die Herbeiführung eines bestimmten Begutachtungsergebnisses nicht Gegenstand eines Vertrags mit der syszert GmbH sein.

Alle Ergebnisse beziehen sich nur auf die zur Prüfung eingereichten Unterlagen sowie auf die Feststellungen in einem Begutachtungsaudit. Die mit dem Zertifikat im Zusammenhang stehenden Rechte des Auftraggebers erlangen erst mit Übergabe des Zertifikates ihre Gültigkeit.

 

4. Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber hat der syszert GmbH alle für die Auftragsdurchführung notwendigen Informationen und personellen Unterstützungen rechtzeitig und in ausreichendem Maße zur Verfügung zu stellen. Er hat die syszert GmbH über alle Vorgänge, Erkenntnisse und Umstände zu informieren, die für die Ausführung des Auftrages von Bedeutung sein können. Ebenso verpflichtet sich der Auftraggeber, auf Verlangen einen Auszug aus dem Handelsregister bzw. eine Kopie der Gewerbeanmeldung vorzulegen (bei Betrieben, die nicht im Handelsregister eingetragen sind). Der Antragsteller stimmt zu, dass die Akkreditierungsstellen sowie der ZLG (Zentralstelle der Länder für Gesundheitsschutz bei Arzneimitteln und Medizinprodukten) der syszert GmbH Begutachtungsaudits beobachten können und stellt deren Zutritt zu seinen und den Betriebsstätten eventuell zu auditierenden Lieferanten/Unterauftragnehmer sicher.

 

5. Auftragsdurchführung

Die syszert GmbH führt den erteilten Auftrag gemäß der Verfahrensbeschreibung mit geschulten Mitarbeitern, leitenden Auditoren sowie Fachexperten sorgfältig und entsprechend dem mit dem Auftraggeber abgestimmten Zeitplan durch. Sie ist zur sorgfältigen Auswahl und Überwachung des an der Begutachtung und Zertifizierung beteiligten Personals verpflichtet.   Mit einer Ausstellung eines Zertifikats garantiert die syszert GmbH die Gültigkeit zum Ausstellungszeitpunkt und verpflichtet sich, alle zumutbaren Bemühungen zu unternehmen, um die Voraussetzungen für die vorhandenen Akkreditierungen zu sichern.

 

6. Umgang mit Dokumenten

Die vom Auftraggeber überlassenen Dokumente werden nach Erhalt zur Wahrung ihrer Identität

eindeutig gekennzeichnet und entsprechend der erforderlichen Lagerungsbedingungen aufbewahrt. Nach Ablauf der Begutachtung, Prüfung und Zertifizierung werden die Dokumente bei der syszert GmbH für zehn Jahre nach Ablauf der entsprechenden Zertifizierungen archiviert.

Auditberichte, welche im Besitz des Auftraggebers sind, verbleiben Eigentum der syszert GmbH und sind, sofern sie nicht durch ihren zeitlichen Ablauf ungültig geworden sind, umgehend nach einer Ungültigkeitserklärung an die syszert GmbH zurückzugeben oder deren Vernichtung ist schriftlich zu bestätigen.

 

7. Informationspflichten

Die syszert GmbH teilt Begutachtungsergebnisse dem Auftraggeber in Form von schriftlichen Berichten mit. Ferner hat sie den Auftraggeber von Umständen in Kenntnis zu setzten, welche die Durchführung der Begutachtung oder Prüfung gefährden können. Der Auftraggeber trägt die gleiche Verantwortung.

 

8.Abrechnung und Zahlungsbedingungen

Die Abrechnung erfolgt jeweils nach dem Erbringen von Teilleistungen. Die syszert GmbH kann Anzahlungen für zu erbringende Leistungen und Reisekosten berechnen. Sofern nicht anders angegeben, werden alle Zahlungen unmittelbar nach Erhalt der Rechnung oder einer Zahlungsanforderung fällig. Zahlungen sind ohne jeden Abzug unter Angabe der Rechnungsnummer und spesenfrei auf das jeweils angegebene Konto zu leisten. Nach Ablauf einer auf der Rechnung angegeben Zahlungsfrist befindet sich der Auftraggeber in Zahlungsverzug und die syszert GmbH ist berechtigt, Verzugszinsen in banküblicher Höhe zu erheben. Wird eine Zahlung von Leistungen auch nach einer Mahnung und Setzen einer angemessenen Nachfrist nicht erbracht, ist die syszert GmbH zur Durchführung von entsprechenden Maßnahmen berechtigt. Diese können neben der Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens auch die Aussetzung bzw. die Zurückziehung des Zertifikats oder die Beendigung des Vertragsverhältnisses sein. Bei Beendigung des Vertragsverhältnisses aus obigem Grund ist die syszert GmbH zur Berechnung aller erbrachten Leistungen sowie einer Entschädigungspauschale von bis zu 10 % des verbleibenden Angebotsvolumens, bezogen auf die angestrebte bzw. vorhandene Zertifikatlaufzeit, berechtigt. Sollten im Rahmen des betreffenden Vertragsverhältnisses Zertifizierungen ausgesprochen oder sonstige Genehmigungen erteilt sein, werden diese widerrufen und die zugehörigen Genehmigungen und Zertifikate entzogen. Einwendungen zu Rechnungen sind der syszert GmbH innerhalb einer Ausschlussfrist von

14 Tagen nach Erhalt der Rechnung schriftlich begründet mitzuteilen, anderenfalls gelten die Rechnungen als angenommen. Eine Aufrechnung gegen die Forderung der syszert GmbH ist nur zulässig, wenn die Gegenforderung unbestritten oder rechtskräftig festgestellt ist.

 

9. Gewährleistung

Die syszert GmbH übernimmt keine Gewähr für die Erreichung eines vom Auftraggeber angestrebten Begutachtungs-, Prüfungs-, oder Zertifizierungszieles. Die Gewährleistung der syszert GmbH erstreckt und beschränkt sich auf die    Einhaltung von Sorgfalt und die Bearbeitung des Auftrages nach dem mit dem Auftraggeber vereinbarten Vertragsinhalt.  Zeigt die Durchführung des von der syszert GmbH durchgeführten Auftrages Mängel, so hat der Auftraggeber ihr eine angemessene Frist zur Mängelbeseitigung zu setzen. Von der syszert GmbH als mangelhaft anerkannte Leistungen werden innerhalb der so bestimmten und angemessenen Frist nachgebessert, oder falls dies nicht möglich sein sollte, neu erbracht. Die syszert GmbH trägt hierfür sämtlichen personellen und sachlichen Aufwand. Bei fehlgeschlagener Nachbesserung kann der Auftraggeber eine Minderung der Vergütung, oder Rückgängigmachung des Vertrages verlangen.

Darüberhinausgehende Schadensersatzansprüche können nur bei gerichtlich festgestellter grober Fahrlässigkeit, oder Vorsatz durch die syszert GmbH geltend gemacht werden. Einer Nachfristsetzung bedarf es nicht, wenn eine Mängelbeseitigung unmöglich ist. Gewährleistungsansprüche verjähren unabhängig von der Kenntnis des Auftraggebers in sechs Monaten ab Übergabe eines Begutachtungs-, Prüf- oder Abschlussberichtes.

 

10. Verzögerungen in der Auftragsabwicklung

Die syszert GmbH übernimmt keine Gewähr für eine, dem abgestimmten Zeitplan gemäße, Auftragsabwicklung. Dies gilt insbesondere bei höherer Gewalt und nach Verzögerungen, welche der Auftraggeber zu vertreten hat.

Verzögert sich die Auftragsabwicklung durch Umstände, welche die syszert GmbH schuldhaft zu vertreten hat, so ist der Auftraggeber zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt, wenn er bei berechtigter Mängelrüge eine dazu angemessene Nachfrist gesetzt hat und diese erfolglos verstrichen ist.

 

11. Haftung

Der Auftraggeber haftet gegenüber der syszert GmbH gemäß den allgemeinen gesetzlichen Bestimmungen. Sofern in den spezifischen Zertifizierungsregeln nicht anders festgelegt, haftet die syszert GmbH für Schäden aus Pflichtverletzungen anlässlich dieses Vertrages nur soweit, wie Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit zur Last gelegt werden können.

 

12. Haftungsfreistellung

Der Auftraggeber stellt die syszert GmbH von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die daraus resultieren, dass die vom Auftraggeber für die Prüfung zur Verfügung gestellten Prüfgegenstände zu körperlichen Schäden dieser Dritten geführt haben.

 

13. Vertragsdauer und Kündigung

Die Zertifizierungsverträge gelten, sofern im Rahmen der Angebotserstellung und Auftragserteilung keine andere Vertragslaufzeit vereinbart wurde, i. d. R. eine Zertifizierungsperiode von drei Jahren. Sie verlängern sich jeweils um einen weiteren Zertifizierungszyklus, wenn diese nicht schriftlich innerhalb einer Frist von sechs Monaten zum Zertifikatsablauf von einer der Vertragsparteien gekündigt werden. Wird die ursprüngliche Zertifikatsgültigkeit durch übergeordnete Regelungen verkürzt, bleiben die ursprünglichen Zertifizierungsverträge weiter gültig. Mit Vertragsende wird das Zertifikat ungültig.

Der Auftraggeber und die syszert GmbH sind berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten, sofern nach Ablauf von sechs    Monaten nach Antragstellung kein wesentlicher Fortschritt erzielt wurde und die syszert GmbH dieses nicht zu vertreten hat. Nach wirksamer Kündigung wird die syszert GmbH dem Auftraggeber die bis dahin erreichten Begutachtungsergebnisse übergeben. Der Auftraggeber ist verpflichtet der syszert GmbH zuvor alle bis dahin erbrachten Leistungen zu vergüten. Die syszert GmbH ist jederzeit zur Kündigung des Vertrages aus wichtigem Grund berechtigt. Ein solcher Grund kann z.B. in der Vortäuschung falscher Sachverhalte durch den Auftraggeber während des laufenden Zertifizierungsverfahrens, oder in wesentlichen Änderungen der zwingend zu berücksichtigenden Vorgaben der anwendbaren Gesetze, oder der Akkreditierungsstellen bestehen. Im letztgenannten Falle unterbreitet die syszert GmbH dem Auftraggeber unverzüglich ein Angebot zur Fortsetzung des Vertrages zu entsprechend angepassten Bedingungen. Nach der Erteilung des Zertifikates ist eine Kündigung des Auftraggebers nur aus wichtigem Grund möglich. Wird ein Zertifizierungsauftrag nach Auftragserteilung aus Gründen, welche die syszert GmbH nicht zu vertreten hat, nicht begonnen oder vorzeitig abgebrochen, so ist die syszert GmbH berechtigt, zusätzlich zu den bereits erbrachten Leistungen eine Entschädigungspauschale von 10% des verbleibenden Angebotsvolumens, bezogen auf die angestrebte bzw. vorhandene Zertifikatlaufzeit, in Rechnung zu stellen. Eine Kündigung erfolgt in Form eines Einschreibens mit Rückschein oder Empfangsbestätigung.

 

14. Geheimhaltung

Die syszert GmbH verpflichtet sich, alle im Rahmen der Begutachtung und Prüfung zur Kenntnis gegebenen Unterlagen und Informationen ausschließlich für diese Tätigkeiten zu verwenden. Dies betrifft auch andere Ergebnisse und Erkenntnisse, die im Zuge der Prüfung gewonnen wurden. Unterlagen und Informationen, welche von Unterauftragnehmern des     Auftraggebers oder anderen am Verfahren Beteiligten erhalten wurden, unterliegen ebenfalls der Vertraulichkeit. Sie dürfen Dritten nur nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers zugänglich gemacht werden. Von der Vertraulichkeit ausgenommen ist die gesetzliche Auskunftspflicht gegenüber Behörden und anderen Benannten Stellen sowie gegenüber den Akkreditierungsorganisationen. Die syszert GmbH erlegt diese Geheimhaltung auch allen ihren Mitarbeitern und, sofern zutreffend, den an der Begutachtung, Prüfung oder Zertifizierung beteiligten Dritten auf. Die Führung von öffentlichen Listen der Zertifikatinhaber nach QM-Normen bleibt von dieser Regelung unberührt.

 

15. Erfüllungsort, Gerichtsstand

Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand ist der jeweilige Geschäftssitz der syszert GmbH (derzeit Stuttgart).

 

16. Anwendbares Recht

Das Vertragsverhältnis zwischen der syszert GmbH und dem Auftraggeber unterliegt ausschließlich deutschem Recht.

 

17. Teilunwirksamkeit

Soweit eine Bestimmung des zwischen der syszert GmbH und dem Auftraggeber geschlossenen Einzelvertrages oder    dieser AGB aus irgendeinem Grund nicht gültig, unwirksam sein oder werden sollte, wird hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die Parteien verpflichten sich, die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame zu ersetzen, die den Interessen beider Parteien möglichst nahekommt. Bis dies geschehen ist, gelten die gesetzlichen Vorschriften.